Email-рассылки для вашего бизнеса
Воскресенье, 23 июня, 2024
Главная Деловые советы Различия между корпоративной и личной электронной почтой.

Различия между корпоративной и личной электронной почтой.

Автор: Екатерина
168
Различия между корпоративной и личной электронной почтой

Если вы похожи на большинство людей, у вас есть по крайней мере один личный адрес электронной почты и один корпоративный адрес электронной почты, в зависимости от характера вашей работы. К сожалению, многие владельцы малого бизнеса совершают ошибку, используя свою личную электронную почту для бизнеса и деловую электронную почту для личного использования, что может привести к путанице между двумя почтовыми ящиками.

Назначение учетных записей деловой электронной почты отличается от личной электронной почты, и их следует использовать правильно, особенно если вы хотите улучшить свой бизнес. Ведя бизнес, вы должны выглядеть профессионально и по-деловому в глазах клиентов, сотрудников и партнеров.

Профессионализм может помочь вам завоевать доверие, облегчив вам привлечение новых клиентов и бизнеса. Однако вы не можете эффективно общаться с помощью личной электронной почты, потому что она не является формальной, и потенциальные партнеры и клиенты могут подумать, что вы используете ее непрофессионально.

По сути, использование личной учетной записи электронной почты в деловых целях может оттолкнуть потенциальных партнеров и клиентов, поэтому вам понадобится рабочий адрес электронной почты, если вы хотите общаться с другими от имени вашего бизнеса.

Личная электронная почта против корпоративной электронной почты: что лучше?

Ни личная электронная почта, ни корпоративная электронная почта по своей сути не лучше. Однако способ их использования может сделать одну лучше другой в определенных обстоятельствах.

Например, личная электронная почта не имеет тех же характеристик, что корпоративная электронная почта, принадлежащая компании. Если вы владелец бизнеса, вы настроите свой рабочий адрес электронной почты и станете администратором всех учетных записей электронной почты, принадлежащих компании, что позволит вам создавать новые учетные записи для сотрудников.

Личные электронные письма

Ваша личная электронная почта лучше всего подходит для личного общения с друзьями и семьей, или когда у вас нет деловой электронной почты, потому что вы не являетесь владельцем бизнеса.

Например, кандидаты, подающие заявку на работу, могут использовать личную электронную почту вместо деловой, потому что им не нужно общаться, как если бы они занимались бизнесом. Тем не менее, они могут выбрать более профессиональную личную электронную почту, которая поможет им выделиться при приеме на работу.

Корпоративные электронные письма

Ваш рабочий адрес электронной почты следует использовать только для деловых коммуникаций, таких как обслуживание клиентов, планирование встреч, общение с сотрудниками и партнерами, а также для автоматизации электронной почты, например, для отправки маркетинговых информационных бюллетеней по электронной почте и массовых сообщений.

Почему компаниям следует использовать корпоративную электронную почту?

Предприятия должны всегда использовать корпоративную учетную запись электронной почты по многим причинам, от безопасности до улучшения отношений с клиентами и партнерами.

Вот некоторые более подробные причины, по которым вашей компании следует использовать корпоративные учетные записи электронной почты:

Безопасность

Личная электронная почта менее безопасна, чем учетная запись корпоративной электронной почты, и в основном более уязвима для хакеров, потому что в компаниях есть ИТ-процессы для предотвращения мошенничества, которое может подвергнуть риску данные ваших сотрудников и клиентов.

Повышение безопасности защищает репутацию вашей компании несколькими способами. Самое главное, клиенты с меньшей вероятностью будут доверять компаниям с утечками данных, особенно с регулярными утечками данных, потому что они предоставляют вам массу личной информации, включая их имена, адреса и информацию о кредитной карте. Если их личность украдена из-за того, что ваша деловая электронная почта не была защищена, есть вероятность, что вы потеряете их доверие, и они больше не вернутся.

Кроме того, рабочие адреса электронной почты более безопасны для данных клиентов и компании, поскольку ваши сотрудники часто не имеют доступа к своей электронной почте, когда они не в офисе. Конечно, они тоже знают пароли, но они, вероятно, не будут использовать их в нерабочее время, поэтому маловероятно, что личная информация, такая как веб-почта компании, будет раскрыта.

Однако повышенная безопасность данных клиентов и сотрудников не означает, что коммерческая электронная почта полностью защищена. Компании могут легко контролировать корпоративную электронную почту, поэтому сотрудники должны быть осторожны с сообщениями, которые они пишут, и никогда не должны использовать свой рабочий адрес электронной почты для личных сообщений.

Единообразие

Учетные записи корпоративной электронной почты улучшают согласованность в вашей организации несколькими способами. Во-первых, это улучшает качество обслуживания клиентов, поскольку клиент ожидает, что у вас будет деловая электронная почта, которая использует собственный домен бизнес-сайта.

Кроме того, это обеспечивает единообразие среди членов команды, предоставляя каждому адрес электронной почты с одним и тем же доменом. Это может упростить общение, особенно если все электронные письма используют одно и то же соглашение об именах. Например, если вы используете одно и то же соглашение об именах для всех электронных писем, сотрудники могут легко найти чью-либо электронную почту, используя тот же формат, что и их адрес электронной почты.

Доступность

Учетная запись электронной почты для бизнеса повышает доступность, поскольку ее можно использовать практически где угодно. Кроме того, потому что рабочие адреса электронной почты также связаны с другим программным обеспечением, в том числе с программным обеспечением для управления персоналом. С помощью инструментов электронного маркетинга сотрудники могут получить доступ к своим учетным записям, где бы они ни находились.

Профессионализм

Корпоративная электронная почта заставляет вас выглядеть более профессионально, а ваша репутация — это все, когда вы ведете бизнес. Отправляя электронное письмо деловым партнерам, клиентам или потребителям, вы должны поддерживать определенный уровень профессионализма и доверия.

Если вы не используете рабочий адрес электронной почты, это может создать впечатление, что вы не заслуживаете доверия или непрофессиональны. Однако использование корпоративного адреса электронной почты позволяет вам завоевать доверие, поскольку показывает, что вы общаетесь с кем-то от имени бизнеса.

Продвигать ответы

Использование служебной учетной записи электронной почты побуждает людей отвечать вам, потому что это показывает, что вы говорите с ними от имени компании, а не по личным причинам.

Кроме того, когда вы используете корпоративный адрес электронной почты, ваш собственный домен совпадает с корпоративным веб-сайтом, поэтому люди могут легко найти компанию, с которой можно установить отношения, что увеличивает вероятность того, что они ответят на холодные электронные письма.

Завоевать доверие клиентов

Деловой адрес электронной почты вызывает доверие клиентов, потому что они ожидают, что у вас будет деловая электронная почта. Если вы отвечаете на запросы клиентов по личной электронной почте, они могут не счесть нужным читать ваше сообщение или отвечать на него, по сути, оно потеряется в почтовом ящике их деловой электронной почты.

Кроме того, неиспользование деловой электронной почты для обсуждения деловых вопросов с клиентом может показаться вам шокирующим, что приведет к потере доверия к бизнесу в целом.

Улучшенная лидогенерация

Использование корпоративной учетной записи электронной почты — это один из способов оптимизировать содержимое вашей электронной почты и улучшить ваши усилия по привлечению потенциальных клиентов, поскольку это укрепляет доверие. Когда люди доверяют вашему бизнесу, они с большей вероятностью свяжутся с вами.

Например, допустим, вы генерируете потенциальных клиентов с помощью формы на своем веб-сайте. Как только кто-то заполняет форму, он получает автоматическое электронное письмо с приветствием или предоставлением дополнительной информации о чем-либо.

Если кто-то получает это автоматическое электронное письмо с личного адреса электронной почты, а не с рабочего, для него это может выглядеть как мошенничество, потому что он не знает, кто вы, и у него нет причин доверять вам. Вместо этого они более склонны доверять электронной почте от компании.

Повышение узнаваемости бренда

Корпоративные электронные письма могут помочь повысить узнаваемость бренда, предлагая практически бесплатный маркетинг. Каждый раз, когда вы отправляете кому-то электронное письмо, они увидят домен вашей компании в вашем адресе электронной почты, что позволит им узнать больше о вашей компании, если они захотят.

Кроме того, поскольку ваша деловая электронная почта включает ваш домен, вы бесплатно повышаете узнаваемость бренда каждый раз, когда отправляете электронное письмо кому-то, кто никогда раньше не общался с вами или вашей компанией.

Способы организации корпоративной почты.

Есть несколько основных способов организовать корпоративную почту. Выбор того или иного варианта зависит как от размеров бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков.

Бесплатные email от почтового сервиса.

Строго говоря, таким способом вы не получите корпоративную почту, так как почтовый ящик для каждого сотрудника будет зарегистрирован на бесплатных ресурсах (gmail.com, mail.ru, yandex.ru), и в адресе не будет домена компании. Однако такие ящики также можно использовать для решения бизнес-задач.

Главным и единственным плюсом такого способа организации корпоративной почты является то, что он бесплатный и простой.

Но если рассматривать этот вариант в масштабах компании, то недостатков оказывается гораздо больше:

  • такую почту нельзя настроить под потребности компании;
  • сложно создать большое количество email с красивыми именами, так как большинство адресов уже кем-то заняты;
  • когда важные письма от имени компании приходят с непонятных адресов типа ekaterina252@gmail.com, это вызывает сомнения в надежности и серьезности такого бизнеса.

Корпоративная почта от почтового сервиса.

Это самый популярный способ организовать корпоративную почту. Почтовые сервисы предоставляют компаниям возможность создать корпоративную почту на своем домене. Самое приятное, что некоторые из них предлагают такую услугу бесплатно. Например, Яндекс и Mail.ru дают доступ к корпоративной почте без денег, достаточно подключить домен.

Основные преимущества корпоративной почты от почтового провайдера:

  • можно создать любое количество email-адресов с именами, которые легко запоминаются;
  • домен компании будет в каждом почтовом адресе;
  • встроенная антивирусная защита;
  • мощные настраиваемые спам-фильтры.

Корпоративная почта от хостинг-провайдера

Такой вариант популярен для компаний, сайты которых размещены на серверах определенных хостеров. В этом случае можно разместить на сервере и почтовые ящики с любыми именами и указанием корпоративного адреса в email-имени.

Некоторые хостинги предоставляют корпоративную почту бесплатно после покупки домена.

Плюсы такого способа организации корпоративной почты:

  • персональное управление и настройка основных фильтров;
  • полное шифрование всей передаваемой корреспонденции с помощью протоколов SSL/TLS;
  • мощные настраиваемые спам-фильтры
  • настройка переадресаций — например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, могут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки;
  • управление объемами почтовых ящиков.

Email-адреса на собственном почтовом сервере

Самый независимый из всех способов, но при этом самый трудозатратный.

Сложность способа заключается в том, что для его реализации нужны определенные технические возможности и оборудование:

  • интернет-канал с высокой скоростью;
  • физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
  • специальное ПО для функционирования сервера;
  • действующее доменное имя.

Чтобы обеспечить все нужные условия, требуются значительные вложения. Однако в результате вы получите особые преимущества:

  • гибкое дисковое пространство;
  • персональную настройку фильтров и переадресации писем;
  • простое резервное копирование;
  • постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

Конечно, для выполнения всей этой работы вам понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. Однако при этом ваша почта будет полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.

Выбор варианта реализации корпоративной почты остается за вами. Оцените возможности вашей компании, предположительную загруженность почты, а также бюджет, которым располагаете. После этого будет легче выбрать оптимальное решение.

Корпоративная почта — это необходимый инструмент в арсенале любой компании. Она дает возможность наладить общение между сотрудниками и отделами, отправлять рассылки от имени вашей организации, а также повысить доверие и лояльность клиентов и партнеров.

Оставить комментарий

Бонус

При регистрации консультация менеджера по email-маркетингу

Доставляемость

До 100% доставляемость ваших сообщений и писем.

Стоимость

Выгодные тарифы, которые подходят под любые задачи.

Поддержка

Техническая поддержка, чтобы помочь вам в любое время.

ADVinfo-logo-w-

ADVINFO MAIL – это маркетинговая платформа для проведения email рассылок. Позволяет создавать кампании, направленные на повышение вовлеченности клиентов и продвижение продуктов или услуг.

Мы используем файлы cookie, чтобы улучшить ваше пребывание на нашем сайте. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять
Политика конфиденциальности